Eine Nebenkostenabrechnung lässt sich in vier Schritten prüfen: vertragliche Umlage, Abrechnungszeitraum, Kosten und Verteilung sowie angerechnete Vorauszahlungen. Eine hohe Nachzahlung allein beweist noch keinen Fehler.
Zwei unterschiedliche Jahresfristen
Über Betriebskostenvorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Eine spätere Nachforderung ist regelmäßig ausgeschlossen, sofern der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. Für Einwendungen des Mieters läuft eine eigene Frist: grundsätzlich zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung. Notieren Sie daher sowohl den Abrechnungszeitraum als auch das Empfangsdatum.
Kostenpositionen und Rechenweg prüfen
Vergleichen Sie jede Position mit Mietvertrag und Betriebskostenverordnung. Verwaltung, Instandhaltung und Reparaturen sind nicht allein deshalb umlagefähig, weil sie in einer Rechnung stehen. Prüfen Sie Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Wohnfläche, Ihren Anteil und sämtliche Vorauszahlungen. Bei Heiz- und Warmwasserkosten sind zusätzlich die besonderen Vorgaben der Heizkostenverordnung zu beachten. Vorjahreswerte helfen bei Auffälligkeiten, ersetzen aber keine Prüfung der aktuellen Belege.
Belege anfordern und Einwendungen konkretisieren
Nach § 556 Absatz 4 BGB können Sie Einsicht in die zugrunde liegenden Belege verlangen; der Vermieter darf sie elektronisch bereitstellen. Benennen Sie etwa Hauswartrechnung, Versicherungsbeleg oder Verbrauchsabrechnung. Teilen Sie erkannte Fehler mit Position und Betrag mit. Die Bitte um Belege ersetzt konkrete Einwendungen nicht in jedem Fall und stoppt Fristen nicht automatisch.
Bei einer Zahlungsforderung
Unterscheiden Sie formelle Mängel, Rechenfehler und inhaltlich unzulässige Kosten. Ob ein Zurückbehaltungsrecht besteht, hängt von der Situation ab; eine pauschale Einstellung aller Mietzahlungen kann gefährlich sein. Bei verbleibenden Zweifeln kann eine Zahlung unter ausdrücklich erklärtem Vorbehalt zu prüfen sein. Bewahren Sie Abrechnung, Zugangsnachweis, Mietvertrag, Belege und Ihren Schriftverkehr zusammen auf.
Dieser Beitrag erläutert allgemeine Zusammenhänge. Eine individuelle Prüfung hängt insbesondere von Unterlagen, Sachverhalt und Fristen ab.