Ein sorgfältiges Übergabeprotokoll hält den tatsächlichen Wohnungszustand fest. Es sollte nicht nebenbei neue Renovierungs- oder Zahlungspflichten schaffen. Unterschreiben Sie nur Feststellungen, die Sie nachvollziehen können.
Raum für Raum dokumentieren
Notieren Sie Datum, Beteiligte, Zählerstände und Zahl sämtlicher Schlüssel. Beschreiben Sie Schäden nach Ort, Ausmaß und Erscheinungsbild, möglichst mit Fotos. Allgemeine Begriffe wie beschädigt helfen wenig. Halten Sie auch bereits bei Einzug vorhandene Mängel und normale Gebrauchsspuren fest. Beide Seiten sollten eine vollständige identische Fassung erhalten.
Feststellung ist nicht Anerkenntnis
Ein Protokoll kann bloß den Zustand dokumentieren oder zusätzlich verbindliche Vereinbarungen enthalten. Formulierungen wie übernimmt sämtliche Kosten können weiter reichen als beabsichtigt. Besteht Streit über die Verantwortlichkeit, sollte dieser erkennbar bleiben. Einseitige Ergänzungen nach Unterzeichnung dürfen nicht unbemerkt Teil der Vereinbarung werden.
Rückgabe und Verjährung
Der Zeitpunkt, zu dem der Vermieter die Wohnung zurückerhält, ist unter anderem für die kurze Verjährung nach § 548 BGB wichtig. Er ist nicht zwingend mit dem Vertragsende identisch. Bewahren Sie deshalb einen Nachweis über Schlüsselrückgabe und tatsächliche Besitzverschaffung auf. Die Abrechnung der Kaution folgt einer eigenen Prüfung und muss nicht bei der Übergabe abschließend erledigt werden.
Wenn kein gemeinsames Protokoll zustande kommt
Dokumentieren Sie den Zustand selbst mit datierten Fotos und möglichst einer sachkundigen Begleitperson. Bieten Sie die ordnungsgemäße Rückgabe nachweisbar an und klären Sie die Schlüsselübergabe. Eine bloße Fotomappe ersetzt keine notwendige Rückgabe. Bei erheblichen Streitpunkten kann fachliche Beweissicherung sinnvoll sein, bevor Arbeiten beginnen oder neue Mieter einziehen.
Dieser Beitrag erläutert allgemeine Zusammenhänge. Eine individuelle Prüfung hängt insbesondere von Unterlagen, Sachverhalt und Fristen ab.